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Buchungen
Kategorie: Bedienung · Zielgruppe: Redaktion & Bereichs-Admins · Stand: 2026-08-11 · Quelle: Code (IST-Zustand)
Unter Buchungen vergibst du Termine, Tische oder Räume — deine Gäste buchen selbst auf der Website, du siehst hier, was ansteht.
Buchungen sind ein kostenpflichtiges Zusatzmodul für 19,95 € pro Monat. Der Menüpunkt steht in jedem Bereich; ohne gebuchtes Modul landest du auf einer Seite, die erklärt, was es kann und wie du es freischaltest.
Ohne gebuchtes Modul
Solange das Modul nicht gebucht ist, trägt der Punkt Buchungen in der Seitenleiste ein kleines Schloss.
Klickst du auf Buchungen, ohne das Modul gebucht zu haben, siehst du eine Übersicht mit Nutzen und Preis und einen Knopf „Modul freischalten". Als Bereichs-Admin (oder Super-Admin) schaltet der Knopf das Modul direkt selbst frei — es ist sofort nutzbar. Die Abrechnung läuft noch von Hand: Mit der Freischaltung geht automatisch eine kurze Nachricht an uns, damit wir das Abo einrichten. Redakteur:innen und Autor:innen sehen stattdessen einen Knopf, der eine E-Mail an uns öffnet — ein kostenpflichtiges Modul bucht nur die Bereichsleitung.
Vier Fälle unterscheidet die Seite:
| Zustand | Was du siehst |
|---|---|
| Noch nie gebucht | Nutzen, Preis, „Modul freischalten" |
| Gekündigt, Laufzeit läuft noch | Enddatum, Hinweis auf die Löschung, „Modul reaktivieren" |
| Abgelaufen | Wie oben, plus die Zusicherung, dass deine Daten erhalten sind |
| Gekündigt und gelöscht | Der Hinweis, dass die Daten weg sind, „Modul freischalten" |
Ablaufen und Kündigen sind zwei verschiedene Dinge.
- Läuft die Laufzeit einfach ab, wird nichts gelöscht. Termine, Ressourcen und Zeiten bleiben stehen und sind sofort wieder da, sobald du reaktivierst.
- Kündigst du, werden deine Buchungsdaten zum Ende der Laufzeit gelöscht — siehe Modul kündigen.
Auf deiner Website ändert sich ohne Modul nichts: Der Buchungs-Button öffnet weiterhin dein bisheriges Anfrage-Formular. Deine Gäste bekommen von dieser Seite nichts mit — Werbung für ein Zusatzmodul gehört ins CMS, nicht auf deine Kundenseite.
Bevor Gäste buchen können
Die Reihenfolge ist nicht beliebig — jeder Schritt baut auf dem vorigen auf:
- Ressourcen anlegen — wer oder was gebucht wird
- Leistungen anlegen — was gebucht wird und wie lange es dauert
- Zeiten pflegen — wann gebucht werden kann
- Einstellungen prüfen — Beschriftungen, Verbindlichkeit, Fristen
Fehlt eine Ressource oder eine Leistung, zeigt die Website keine freien Termine an.
Ressourcen
Der Reiter Ressourcen listet, wer oder was gebucht werden kann: beim Friseur die Mitarbeiter, in der Gastronomie die Tische, in einer Praxis die Räume. Es ist dasselbe Modell — nur die Beschriftung ist eine andere (siehe Beschriftungen).
Hinzufügen öffnet das Formular:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Was der Gast sieht — „Lena", „Tisch 4 (Fenster)" |
| Beschreibung | Optional, erscheint bei der Auswahl auf der Website |
| Plätze | 1 bei Personen, Sitzplätze bei Tischen |
| Buchbar | Häkchen weg = erscheint nicht mehr auf der Website. Bestehende Termine bleiben |
Löschen fragt vorher nach und sagt dir, wie viele künftige Termine daran hängen. Die Termine bleiben danach in der Liste stehen, sind aber keiner Ressource mehr zugeordnet — und der Schutz vor Doppelbuchung greift für sie nicht mehr. Wenn du nur eine Pause machst, nimm lieber das Häkchen bei Buchbar weg.
Leistungen
Der Reiter Leistungen beschreibt, was gebucht werden kann.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | „Waschen, Schneiden, Föhnen", „Tisch für den Abend" |
| Dauer (Minuten) | Bestimmt, welche Zeiten die Website anbietet |
| Preis | Reine Anzeige — es wird nichts abgerechnet |
| Puffer davor / danach | Einwirkzeit und Aufräumzeit |
| Wer kann das? | Auswahl der Ressourcen. Nichts ausgewählt = alle können es |
| Buchbar | Häkchen weg = nicht mehr buchbar |
Puffer sind der Teil, den man leicht übersieht. Sie blockieren die Ressource zusätzlich, erscheinen dem Gast aber nicht als Termindauer: Bei 30 Minuten Dauer und 15 Minuten Puffer danach sieht der Gast einen 30-Minuten-Termin, der nächste Termin ist aber erst 45 Minuten später möglich.
Zeiten
Der Reiter Zeiten hat zwei Teile: das Wochenraster ist die Regel, die Ausnahmen sind das, was davon abweicht.
Wochenraster
Pro Ressource und Wochentag trägst du ein, wann gebucht werden kann. Hast du mehrere Ressourcen, wählst du oben rechts aus, welche du gerade pflegst — jede hat ihr eigenes Raster.
Ein Tag ohne Zeitspanne ist Geschlossen. Für eine Mittagspause legst du am selben Tag zwei Zeitspannen an, etwa 9:00–12:00 und 13:00–17:00.
Änderungen werden erst mit „Wochenraster speichern" übernommen.
Ausnahmen
Hinzufügen trägt Urlaub, Feiertage oder Sonderzeiten ein. Eine Ausnahme schlägt das Wochenraster für ihren Zeitraum.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Von / Bis | Zeitraum. Für einen einzelnen Tag beide gleich setzen |
| Gilt für | Ganzen Betrieb oder eine einzelne Ressource |
| Geschlossen | An diesen Tagen wird gar nicht gebucht |
| Sonderzeiten | Ersetzt das Wochenraster durch die angegebene Zeitspanne |
| Grund | „Betriebsurlaub", „Feiertag" — steht bei geschlossenen Tagen auf der Website |
Der Grund ist für deine Gäste sichtbar. Formuliere ihn entsprechend.
Termine
Der Reiter Termine ist der Alltag. Oben wählst du zwischen Offen, Bestätigt, Alle und Storniert, rechts zwischen Liste und Kalender.
Liste
Jeder Eintrag zeigt Name, Status, Zeitraum, Leistung, Ressource und die Kontaktdaten des Gastes. Über das Suchfeld (Name, E-Mail, Telefon…) findest du eine bestimmte Buchung.
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Bestätigen | Nur bei offenen Anfragen. Der Gast bekommt eine Bestätigung per E-Mail |
| Nicht erschienen | Markiert einen No-Show. Es geht keine E-Mail raus |
| Absagen | Der Gast bekommt eine Absage, der Termin wird wieder frei |
| Löschen | Entfernt die Buchung samt Kontaktdaten endgültig |
Absagen und Löschen sind zwei verschiedene Dinge. Eine Absage bleibt als stornierter Termin in der Liste stehen; Löschen entfernt Name, E-Mail und Telefon vollständig und lässt sich nicht rückgängig machen. Zum Löschen brauchst du die Rolle Bereichs-Admin.
Kalender
Die Kalenderansicht zeigt eine Woche am Stück, pro Tag chronologisch. Mit ← Woche und Woche → blätterst du. Farben und Beschriftungen entsprechen dem Status aus der Liste.
Kalender abonnieren
Unten steht eine Adresse, die du in Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook als Abo einträgst — deine Termine erscheinen dann dort. Das ist eine Einbahnstraße: Was du im Kalenderprogramm änderst, kommt nicht zurück ins CMS.
Der Link ist so vertraulich wie dein Kalender: Wer ihn hat, sieht alle Buchungen mit Kontaktdaten. Gib ihn nicht weiter.
Einstellungen
Verbindlichkeit
Zwei Möglichkeiten, umschaltbar:
- Sofortbuchung — der Termin steht direkt, der Gast bekommt sofort eine Bestätigung
- Anfrage mit Bestätigung — die Buchung ist erst Offen, du bestätigst sie in der Terminliste
Auch eine offene Anfrage blockiert den Termin bereits. Niemand kann dieselbe Zeit ein zweites Mal anfragen, solange du nicht abgesagt hast.
Zeitliche Grenzen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Frühestens buchbar | Wie kurzfristig gebucht werden darf — „Sofort" bis „2 Tage" |
| Spätestens in (Tagen) | Wie weit im Voraus gebucht werden darf |
| Raster (Minuten) | In welchen Schritten Termine angeboten werden |
| Zeitzone | z. B. Europe/Berlin. Alle Zeiten im CMS und auf der Website folgen ihr |
Beschriftungen
Hier entscheidet sich, ob das Buchungsformular nach Friseursalon oder nach Restaurant klingt.
| Feld | Friseur | Gastronomie |
|---|---|---|
| Auswahl von wem/was | Stylist | Tisch |
| Auswahl der Leistung | Leistung | Anlass |
| Beschriftung des Buttons | Termin buchen | Tisch reservieren |
| Überschrift nach dem Buchen | Termin gebucht! | Tisch reserviert! |
| Platzhalter im Anmerkungsfeld | Wünsche zur Frisur | Allergien, Kinderstuhl |
Anzahl Gäste abfragen blendet auf der Website ein Feld für die Personenzahl ein und prüft sie gegen die Plätze der gewählten Ressource. Für die Gastronomie gedacht.
Gäste als Kontakt speichern ist standardmäßig aus. Schaltest du es ein, legt jede neue Buchung unter Kontakte einen Eintrag an — oder ergänzt einen bestehenden, erkannt an der E-Mail-Adresse. Wer dir also erst über ein Formular geschrieben und später einen Termin gebucht hat, bleibt ein Kontakt. In dessen Aktivität steht dann „Termin gebucht" mit Leistung, Ressource, Termin und — falls ausgefüllt — Personenzahl und Anmerkung.
Was der Schalter nicht tut: rückwirkend arbeiten. Buchungen, die vor dem Einschalten entstanden sind, wandern nicht nach. Schaltest du ihn wieder aus, bleiben die bereits angelegten Kontakte bestehen.
Benachrichtigungen
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Erinnerung an den Gast | Wie lange vor dem Termin eine Erinnerung rausgeht |
| Neue Buchungen melden an | Wer über neue Buchungen informiert wird |
Bleibt Neue Buchungen melden an leer, geht die Meldung an die Kontakt-E-Mail aus den Einstellungen. Mehrere Adressen trennst du mit Komma.
Damit überhaupt E-Mails verschickt werden, muss der E-Mail-Versand eingerichtet sein → Einstellungen → E-Mail-Versand.
Datenschutz
Löschen nach (Tagen) bestimmt, wann Buchungen automatisch verschwinden — gezählt ab dem Termin, Vorgabe 90 Tage. Gelöscht wird die vollständige Buchung samt Name, E-Mail und Telefon.
0 schaltet die automatische Löschung ab. Dann bist du selbst dafür verantwortlich, aufzuräumen.
Zusammenspiel mit „Gäste als Kontakt speichern"
Die Frist räumt nur die Buchungen auf. Hast du Gäste als Kontakt speichern eingeschaltet, bleiben Name, E-Mail und Telefon als Kontakt erhalten, auch nachdem die Buchung gelöscht wurde — dort musst du separat aufräumen. Kläre vorher, ob deine Datenschutzerklärung das abdeckt, und hol dir das Einverständnis deiner Gäste.
Öffnungszeiten
Diese Angaben sind reine Anzeige für deine Website und haben nichts mit den buchbaren Zeiten zu tun. Ein Restaurant hat bis 23 Uhr offen, nimmt Reservierungen aber nur bis 21 Uhr an: Die 23 Uhr stehen hier, die 21 Uhr im Wochenraster unter Zeiten.
Pro Wochentag setzt du entweder Ruhetag oder schreibst frei, was auf der Website stehen soll — etwa „11:00 – 14:00 und 17:00 – 23:00".
Was deine Gäste sehen
Auf der Website wählt der Gast Leistung, Tag und Uhrzeit und trägt seine Daten ein. Angeboten werden nur Zeiten, die tatsächlich frei sind — gefiltert nach Wochenraster, Ausnahmen, bestehenden Terminen, Puffern, Vorlaufzeit und Horizont.
Nach dem Buchen bekommt er eine E-Mail mit einem persönlichen Link. Darüber kann er seinen Termin ansehen, verschieben oder absagen — ohne Anmeldung. Der Link ist nicht erratbar und gilt nur für diese eine Buchung.
Sagt ein Gast selbst ab, bekommst du eine E-Mail und der Termin wird sofort wieder frei.
Wenn zwei gleichzeitig buchen
Zwei Gäste, die im selben Moment denselben Termin absenden, bekommen ihn nicht beide. Wer zuerst da ist, bekommt ihn; der andere sieht die Meldung, dass der Termin gerade vergeben wurde, und bekommt die aktualisierten Zeiten angezeigt.
Das entscheidet die Datenbank, nicht das Timing — eine Doppelbuchung kann nicht entstehen.
Was du wo darfst
| Bereich | Ab welcher Rolle |
|---|---|
| Termine ansehen, Kalender, Abo-Link | Betrachter |
| Bestätigen, absagen, „nicht erschienen" | Redakteur |
| Ressourcen, Leistungen, Zeiten, Einstellungen | Bereichs-Admin |
| Buchungen endgültig löschen | Bereichs-Admin |
| Modul freischalten | Bereichs-Admin |
| Modul kündigen (löscht die Daten) | Bereichs-Admin |
Ausführlich → Team & Rollen.
Modul kündigen
Den Knopf Modul kündigen findest du unter Buchungen → Einstellungen, ganz unten. Kündigen kann die Bereichsleitung.
Du kündigst immer zum Ende der laufenden Monatslaufzeit. Bis dahin ändert sich nichts — Termine laufen weiter, deine Gäste merken nichts. Das Datum steht im Bestätigungsdialog und danach im Hinweis über der Seite.
Danach werden die Daten gelöscht
Zum Stichtag werden Termine, Ressourcen, Leistungen, Zeiten und Einstellungen endgültig gelöscht. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
Bis zum Stichtag kannst du die Kündigung jederzeit zurücknehmen — über Kündigung zurücknehmen in den Einstellungen oder im Hinweis über der Seite. Dann bleibt alles, wie es war.
Was nicht gelöscht wird: Kontakte, die aus Buchungen entstanden sind, bleiben unter Kontakte erhalten. Bilder in der Mediathek bleiben ebenfalls, und das Protokoll unter Activity bleibt vollständig.
Zwei Dinge, die du vorher wissen solltest:
- Der Kalender-Abo-Link ist danach ein anderer. Schaltest du später wieder frei, musst du das Abo in deinem Kalenderprogramm neu einrichten — der alte Link funktioniert nicht mehr.
- Läuft bei dir auch das Bestellmodul, verlieren deine Tische dort die Verknüpfung zur Buchungs-Ressource. Die Tische selbst bleiben; du musst die Zuordnung nur neu setzen.
Was es (noch) nicht gibt
- Kein Zwei-Wege-Sync mit Google Calendar — der Abo-Link liest nur
- Keine SMS, nur E-Mail
- Keine Online-Zahlung — der Preis an einer Leistung ist reine Anzeige
- Keine Serientermine
- Kein Umbuchen im CMS — verschieben kann bisher nur der Gast über seinen Link. Du kannst absagen und neu anlegen lassen