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Kontakte
Kategorie: Bedienung · Zielgruppe: Redaktion & Bereichs-Admins · Stand: 2026-08-11 · Quelle: Code (IST-Zustand)
Unter Kontakte sammelt das CMS alle Menschen, die euch über ein Formular geschrieben oder einen Termin gebucht haben — mit ihrer gesamten Historie an einem Ort.
Woher Kontakte kommen
Kontakte entstehen automatisch aus zwei Quellen. Grundlage ist in beiden Fällen die E-Mail-Adresse: Meldet sich dieselbe Person mehrfach, landet alles unter einem Kontakt — auch quer über die Quellen hinweg.
Formular-Eingänge. Damit das funktioniert, muss das Formular unter Kontakt-Zuordnung ein E-Mail-Feld benennen → Formulare. Ohne E-Mail-Feld entsteht kein Kontakt.
Buchungen — aber nur, wenn im Buchungsmodul Gäste als Kontakt speichern eingeschaltet ist. Der Schalter steht standardmäßig auf aus → Buchungen → Beschriftungen.
Von Hand angelegt werden Kontakte nicht.
Die Liste
Jede Zeile zeigt Name, E-Mail, Telefon und wann zuletzt etwas kam. Rechts stehen die Zahlen zu den beiden Quellen — „3 Anfragen", „1 Buchung" —, jede davon nur, wenn es dort auch etwas gibt. Über das Suchfeld (Name, E-Mail, Telefon…) filterst du.
Kontakt-Detail
Oben stehen Name, E-Mail und Telefon; über das Stiftsymbol lassen sich Name und Telefon korrigieren. Rechts der Status und die Möglichkeit zu Löschen.
Lead-Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Neu | Noch nicht bearbeitet |
| Kontaktiert | Ihr habt euch gemeldet |
| Qualifiziert | Ernsthaftes Interesse |
| Kunde | Auftrag zustande gekommen |
| Verloren | Kein Geschäft |
Der Status ändert sich sofort mit der Auswahl.
Kennzahlen
Anfragen · Offene Aufgaben · Erster Kontakt · Letzter Kontakt
Hat die Person mindestens einmal gebucht, kommt Buchungen dazu. Die Kachel fehlt, solange es keine Buchung gibt. Anfragen zählt ausschließlich Formular-Eingänge — eine Buchung erhöht diese Zahl nicht.
Tags
Schlagworte zum Sortieren, jeweils mit Enter bestätigen („Tag hinzufügen + Enter").
Die drei Reiter
Aktivität
Ein Zeitstrahl aller Ereignisse: Kontakt angelegt · Formular gesendet · Termin gebucht · Daten aktualisiert · Status geändert · Notiz hinzugefügt. Bei einem Formular-Eingang stehen dort die eingereichten Werte, bei einer Buchung Leistung, Ressource und Termin (dazu Personenzahl und Anmerkung, falls ausgefüllt), bei Datenänderungen der Wert vorher und nachher. Ist noch nichts passiert: „Keine Aktivität."
Notizen
Interne Vermerke („Notiz zu diesem Kontakt…"). Sie sind nur im CMS sichtbar. Löschen fragt nach („Notiz löschen?"). Ohne Einträge: „Noch keine Notizen."
Aufgaben
To-dos zum Kontakt („Neue Aufgabe…"), wahlweise mit Fälligkeitsdatum. Überfällige sind hervorgehoben; erledigte hakst du ab. Die Zahl der offenen Aufgaben steht im Reiter und in den Kennzahlen.
Wer darf was
Kontakte ansehen dürfen alle. Ändern — Status, Tags, Notizen, Aufgaben, Löschen — dürfen Redakteur:innen und Admins.
Fallstricke
- Löschen entfernt die gesamte Historie dieses Kontakts, einschließlich Notizen und Aufgaben. Die ursprünglichen Formular-Eingänge bleiben unter Formulare erhalten.
- Zwei Adressen, zwei Kontakte. Schreibt dieselbe Person von zwei E-Mail-Adressen, entstehen zwei Einträge — zusammenführen lassen sie sich nicht.
- Änderungen an Name oder Telefon gelten nur im Kontaktprofil; die ursprüngliche Einsendung bleibt unverändert.
- Kontakte aus Buchungen überleben die Buchung. Die Aufbewahrungsfrist des Buchungsmoduls löscht nur die Buchungen selbst → Buchungen → Datenschutz. Der Kontakt samt Termin-Eintrag im Zeitstrahl bleibt, bis du ihn hier löschst.